Ms. Word 2007 – Mail Merge

Di praktikum ini Penerapan Komputer di bahas tentang Aplikasi pengolahan kata untuk Windows, yaitu Microsoft Word. Inti yang dibahas tentang beberapa fungsi yang ada di Ms. Word :

1. Mail Merge
2. Page Break
3. Table of Content
4. Equation Editor
5. Autotext table and Thesaurus

Berikut ini reviewnya :

Mail Merge

Terkadang kita perlu bikin surat untuk beberapa recipient yang isi dari suratnya sama. Ato pada kasus pembuatan sertifikat, kita cuma butuh ganti-ganti nama ato statusnya ( Pembicara, MC, Peserta ). Untuk kasus kaya gitu kita bisa pake salah satu fungsi yang disediain Ms. Word yaitu Mail Merge.

Untuk Ms. Word 2007, tahapnya adalah sebagai berikut :

1. Buat file-nya ( surat ato sertifikat ). Misal pada surat, yang akan kita buat mail merge-nya adalah Nomor, Kepada, Alamat ( atau bagian lain yang diperlukan )
2. Pilih Mailings – Start Mail Merge – Step by Step Mail Merge Wizard

Saatnya step-by-step Mail Merge :

Step 1

Saat muncul jendela Mail Merge di sebelah kanan, default yang terpilihnya adalah Letters.

Klik Next: Starting document

Step 2

Di step 2 ini, default yang muncul adalah Use the current document ( artinya kita hanya akan mengunakan document yang kita buka untuk proses Mail Merge)

Klik Next: Select recipients

Step 3

Asumsikan kita beum memiliki daftar penerima untuk Mail Merge, maka

• Pilih Type a new list,

• Pilih Create

Akan muncul jendela baru dimana pada kolomnya tertera “Title”, “Last Name”, dll. Karna bukan itu yang kita butuhkan, maka kita pilih Costumize Columns

• Hapus “Title”, “First Name”, dan semua daftar yang ada satu persatu
• Jika daftar telah kosong, sekarang kita tambahkan dengan meng-klik tombol Add
• Ketik Nomor
• Klik tombol OK
• Lakukan juga penambahan untuk Kepada dan Alamat sampai hasilnya kaya gini,

• Kalau udah, klik tombol OK

• Pada jendela baru yang muncul (New Address List), silahkan isi data pada baris pertama
• Untuk menambahkan data baru, klik aja tombol New Entry, trus isi lagi deh 

• Kalo dirasa daftar namanya udah cukup, klik tombol OK
• Saat tampil jendela Mail Merge Recipients, pastikan semua nama telah ter-centang 

• Kalo udah yakin semua nama ter-centang, klik tombol OK

• Klik Next: Write your letters

Step 4

1. Letakkan cursor di bagian yang akan kita tempatkan Nomor surat
2. Klik menu More Items
3. Pilih Nomor
4. Klik tombol Insert
5. Klik tombol Cancel
6. Ulangi langkah 1 sampai 5 untuk mengisi Nomor dan Alamat
7. Hasilnya nanti kaya gini

Klik menu Next: Preview you letters

Step 5

Pada tahap ini kita diperlihatkan hasil dari Mail Merge. Karna kita telah membuat 2 recipient, maka kita dapat melihatnya dengan meng-klik tombol panah >> atau <<

Step 6
Kita telah selesai membuat Mail Merge…
Kalau mau langsung print bisa mengklik menu Print atau jika ingin meng-edit individual bisa mengklik menu Edit individual letters.

Saat kita memilih Edit individual letters, maka masing-masing nama akan tampil di masing-masing halamannya.
download, klik <a href="http://www.ziddu.com/download/15169945/mergemail2007.docx.html">disini</a>